Подбор бизнес-ассистента
с проджект-уклоном
за 18 дней
Один из крупнейших российских импортеров продовольственных и непродовольственных товаров, входит в тройку лидеров рынка по объему поставок. Несколько сотен сотрудников в штате, выручка измеряется сотнями миллиардов рублей, ассортимент - десятки тысяч SKU из десятков стран. Компания в фазе масштабирования: расширение категорий, усиление операционного контура, развитие проектного офиса как отдельной функции.
закрываю не только fashionЗадача: подбор бизнес-ассистента с проджект-уклоном
пять сложностей ↓Гибридная роль, которой нет в типовых описаниях. Рынок ассистентов четко делится на «бизнес-ассистент к C-level» и «junior проджект в офис управления проектами». Здесь нужен был кандидат, который умеет и то и другое: вести операционную повестку директора (встречи, поручения, контроль исполнения, подготовка к комитетам) и одновременно работать в логике проектного офиса - вести статусы по портфелю проектов, готовить материалы к проектным комитетам, отслеживать вехи и риски, эскалировать срывы. Большинство кандидатов закрывали только одну из двух сторон.
Английский C1 как обязательное требование. Компания работает с поставщиками из десятков стран. Бизнес-ассистент должен был свободно вести переписку с международными подрядчиками по проектам, готовить документы и презентации на английском, при необходимости подключаться к звонкам без переводчика. Это сразу отсекало большую часть кандидатов с проджектовым опытом - в проектных офисах российских компаний сильный английский встречается реже, чем в ассистентском пуле к первым лицам.
Рынок переоценивает себя в проджект-направлении. После волны интереса к product/project management в 2022-2024 годах появилось много кандидатов с месячными курсами и минимальным реальным опытом. На входящих откликах с hh.ru приходилось отдельно фильтровать «выпускников курсов», которые называли себя проджектами после двух-трех учебных кейсов. Для позиции с зп 350К и работой с операционным директором крупного импортера нужен был кандидат с реальным боевым опытом, а не курсовым портфолио.
Психологическая зрелость для работы с COO крупной структуры. Операционный директор импортной компании такого масштаба - человек с очень плотным графиком, высокой ценой ошибки и привычкой принимать решения быстро. Ассистент должен был выдерживать темп, не теряться при противоречивых вводных, уметь говорить «здесь решение нужно сейчас», а не «когда удобно». Часть кандидатов, сильных по hard skills, отсеивалась именно по этому критерию - не дотягивали по уровню коммуникации с C-level.
Треугольник «директор - проектный офис - функциональные команды». Позиция предполагала постоянное взаимодействие с тремя сторонами одновременно. Ассистент должен был не «сидеть в приемной», а быть встроен в рабочие процессы проектного офиса как полноценный участник. Кандидаты, привыкшие к классической ассистентской роли «получил поручение - выполнил - отчитался», в этой модели не выживают.
Нужен был не классический бизнес-ассистент, который ведет календарь и протоколирует совещания, и не чистый проджект-менеджер с сертификацией PMP. Нужен был человек на стыке: правая рука операционного директора с одной стороны и связующее звено с проектным офисом с другой.
проработано
Как я искала бизнес-ассистента в связку с COO
Похожая задача? Расскажите о вакансии - отвечу в течение дня
Результат: встроилась в обе функции одновременно
Кандидат вышла на позицию и за первые месяцы встроилась в обе функции одновременно: ведет операционную повестку директора и параллельно работает как координатор по нескольким проектам портфеля. Операционный директор отдельно отметил скорость погружения - к концу первого месяца кандидат самостоятельно готовила материалы к проектным комитетам и вела переписку с международными подрядчиками без согласования каждого письма.
Этот кейс - про точное понимание гибридной роли. Бизнес-ассистент с проджект-уклоном - это не «ассистент, который еще и в проекты умеет», и не «junior проджект, который еще и кофе принесет». Это отдельная роль на стыке двух функций, и на рынке таких кандидатов мало, потому что путь развития в каждой из функций ведет в разные стороны: ассистент растет в Chief of Staff, проджект - в product owner или PM. Похожая логика разделения была в кейсе по подбору бизнес-ассистента к двум акционерам - тоже не классическая ассистентская роль, а отдельный профиль со своей мотивацией.
Найти человека, который осознанно остается на стыке и видит в этом ценность - отдельная задача рекрутера. Точный бриф с двумя заказчиками сразу, двойной кейс-метод на оценке и честная проверка английского позволили закрыть позицию за 18 дней. Подробнее об услуге - подбор бизнес-ассистента или специалиста в проектный офис.
Почему подбор получился
Ищете бизнес-ассистента
в проектный офис?Напишите
Разберемся, смогу ли помочь с подбором. Если нет - скажу честно и порекомендую коллег.